ÁREA DE EVENTOS HOTEL WYNDHAM GARDEN

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 

Cliente -- Venta de alojamiento - Reserva - Check in
                                                             |                                      

                                                        Acomodación

                                                             | 

                        Eventos -- A&B --Ambientes del hotel                                                    

Nota: en el caso del organigrama del hotel Wyndham Garden  el area de eventos va ubicada de bajo del departamento de Alimentos & Bebidas. Donde el coordinador de eventos es subordinado del gerente de A&B. 

SALÓN MALOKA PREMIUM X110P

SALÓN GRAN MALOKA X600P

ÁREA DE EVENTOS HOTEL WYNDHAM GARDEN

COORDINADOR DE EVENTOS

RESPONSABILIDADES:

1.   Atender al cliente interno y externo siempre buscando la satisfacción del mismo   (buscar repuestas sencillas, ágiles y confiables).
2.   Realizar actividades mediante procesos ágiles y eficaces, ejemplo: estar    comunicados, enviar procesos…
3.  Participar en las reuniones de grupo para analizar y desarrollar planes de trabajo que a su vez servirán para corregir y prevenir las quejas e inconformidad de los huéspedes y clientes.
4. Participar en reuniones, capacitaciones y entrenamientos de la empresa, como herramienta indispensable, para el mejoramiento de la calidad de trabajo y el ambiente laboral.
5.  Fomentar y mantener valores propios de relaciones interpersonales.
6. Toda la información que suministra y recibe debe ser confiable y oportuna.
7.  Debe tener un manejo correcto de los equipos y orden en su área de trabajo. 

     FUNCIONES: 

1. Tener buenas relaciones internas y externas.
2. Generar acompañamiento a los capitanes de servicio, este acompañamiento se genera por medio de la información que le brindamos para la organización del evento.
3. Contacto y manejo con los proveedores.
4. Promover la venta de eventos sociales.
5. Debe estar capacitado y preparado para atender a un cliente que llega directamente al hotel para cotizar un evento, solución a las preguntas (menús, capacidad de los salones, montajes...) 
6. Si el cliente solicita una cotización inmediata se debe estar en capacidad de hacerla por medio del formato de cotización utilizado por la cadena.
7. Debe estar pendiente de cualquier  requisición que sea pedida por el cliente.
8. Acompañamiento tanto en la inauguración y clausura de los eventos manejo de quejas y manejo de facturación.

PARA LA REALIZACIÓN DE UN EVENTO:

Siempre es importante antes de la realización del evento realizar una visita de inspección dentro de ella se buscan:

DETALLES:

• Numero de personas.
• Tipo de montaje.
• Datos y requerimientos.
• Tener contactos.
• Condiciones de uso.
• Espacios disponibles.

PERFIL DEL EVENTO:

• Fecha. 
• Hora.
• Ubicación de los contactos
• Información del contacto en la compañía (evento).
• Información de los proveedores.
• Perfil de los asistentes.
• Requerimientos en la comida.
• Requerimiento del evento en ayudas audiovisuales.
• organización del proceso del Check in para que ese día sea ágil y rápido.  
• Solicitud de toda la información de alimentos y bebidas (generalmente son 36 horas antes) 
• Buscar flexibilidad de horarios para modificar las distribuciones.
• Que no se crucen eventos para evitar interrupciones y errores.
• Tener clara la temática del evento (iluminación, sonido, limpieza etc).

1. Lo referente a la publicidad del evento lo maneja el cliente.
2. se debe solicitar un rooming list, lista de la acomodación en las habitaciones, para verificar si habrá algún obsequio por parte de la compañía a sus invitados.
3. En la entrada del salón siempre se coloca una mesa de registro que lo maneja la compañía, y sobre esta lista manejamos todo lo referente  a Alimentos y Bebidas.(coffes, almuerzos etc...) 
4. Es necesario estudiar la clase de cliente: sus necesidades, sus gustos, para poder hacer los procedimientos de acuerdo a eso, y poder prestar una buena atención y aferrar a los clientes. 

El cliente siempre debe encontrar calidez, el personal del hotel debe ser cálido, al cliente debemos darle alternativas de utilizar nuestros servicios con la mejor atención que sepan que todas sus necesidades las podemos suplir.

Ya teniendo todo esto podemos realizar una cotización y una agenda (plan de trabajo). tanto el coordinador de eventos del hotel y el de la empresa deben tener todos los detalles de logística. Dos horas antes debe estar organizado todo el salón entre mas espacio de tiempo consigamos muchísimo mejor.

TENEMOS QUE RESPETAR ESTOS PARÁMETROS PARA PODER CUMPLIR CON NUESTRAS POLÍTICAS DE CALIDAD.

"UN EVENTO TIENE UN ANTES UN DURANTE Y UN DESPUÉS."